Автоматизация склада нужна тогда, когда таблица перестаёт отвечать на простые вопросы: сколько товара на самом деле лежит, в какой он ячейке и кто его привёз. Если склад обычный и процессы стандартные, начинают с готовой программы на 1С. Если у склада свои правила - фулфилмент с тарифами для каждого продавца, производство с расходом сырья по норме, путь каждой единицы товара по QR-коду, - выгоднее своя складская программа, связанная с учётом, заказами и деньгами.
Ниже - как мы подходим к этому на своих проектах: фулфилменте FullHouse, вязальной фабрике УЗОР, B2B-площадке под NDA и мастерской «Держись меня».
Когда таблица перестаёт справляться
Таблица честно работает, пока складом занимается один человек и товара немного. Проблемы начинаются, когда данные расходятся по разным местам. У фулфилмент-оператора, с которым мы работаем, заявки были в CRM, склад в таблицах, отгрузки в кабинетах маркетплейсов, счета в бухгалтерии, и всё это сверяли вручную. Сколько стоила работа склада для каждого продавца, считали в конце месяца по памяти и таблицам.
У мастерской «Держись меня» было проще и при этом знакомо многим: сколько верёвки, паракорда и фурнитуры осталось, знал только тот, кто последним заглядывал в коробки. На вязальной фабрике УЗОР пряжу считали на глаз и закладывали с запасом, поэтому переплачивали за сырьё.
Признаки, что пора уходить из таблицы:
- Остаток в файле не совпадает с полкой, и никто не может сказать, на каком шаге он разошёлся.
- Приёмка заканчивается спором с поставщиком или клиентом о том, сколько привезли.
- Себестоимость считают по средней цене, хотя сырьё куплено разными партиями по разной цене.
- Вопрос «где товар» решают перепиской в Телеграме.
Из чего состоит автоматизация работы склада
Складскую программу удобно разбирать по пути товара: приёмка, хранение, сборка, отгрузка, возвраты, инвентаризация. В каждом шаге своя деталь, на которой таблица обычно и ломается.
Приёмка с актом расхождений
В FullHouse продавец сначала создаёт в своём кабинете заявку на поставку. Склад принимает товар на воротах и сверяет с заявкой, а всё, что не сошлось, попадает в акт расхождений. Приёмка без такого акта превращается в спор с продавцом, кто сколько привёз, а с актом спорить не о чем: расхождение зафиксировано в момент приёмки.
Так же устроена приёмка и в готовых программах. В описании решения 1С для склада сказано, что приёмку можно вести по плану поступления, и тогда система отслеживает расхождения между запланированным и фактически принятым товаром (страница решения на сайте 1С).
Партии и места хранения
После приёмки товар раскладывается по ячейкам - это адресное хранение, с которого обычно и начинается автоматизация склада хранения. Кладовщик не ищет коробку по памяти, система показывает, где она лежит, а перемещения и инвентаризация идут по тем же ячейкам.
Для производства важнее партии. В «Держись меня» материал лежит партиями с ценой закупки, и списывается всегда самая старая партия. Поэтому себестоимость изделия считается по реальным деньгам. Взяли заказ в работу - материалы списались по рецепту, отменили заказ - вернулись на склад. На фабрике УЗОР пряжа, фурнитура и упаковка тоже лежат партиями, у каждого артикула задана норма расхода, и система знает, сколько пряжи нужно на заказ и сколько изделий выйдет из того, что есть на складе.
Учёт товара по QR-кодам
На B2B-площадке, которую мы строим под NDA, каждая единица товара получает QR-код. Внутри кода только артикул, всё остальное хранится в базе. Путь товара - цепочка состояний: заказан, на входном контроле, получен акт, на складе, в пути на пункт выдачи, выдан. Каждый переход отмечается сканированием, и логист, продавец и руководитель видят одно и то же.
Вопрос «где товар» после этого снимается без переписки. Пунктов выдачи у площадки станет в разы больше, поэтому модуль с QR-кодами с самого начала сделан так, чтобы его можно было вынести отдельно, когда вырастет нагрузка.
Отгрузки на маркетплейсы и возвраты
Фулфилмент собирает заказы, упаковывает и отгружает их на маркетплейсы и другие площадки. Обмен с маркетплейсами идёт без ручной выгрузки: заказы, отгрузки и остатки. Возвраты принимаются с проверкой качества и тоже становятся операцией склада.
Главное в FullHouse - каждая операция склада сразу превращается в начисление по тарифу продавца, и из этих начислений собираются счета и акты. Цены живут в одном месте: калькулятор на сайте и начисления на складе берут их из одного прайса, поэтому продавец не увидит одну цену на сайте и другую в счёте.
Инвентаризация
Закон о бухгалтерском учёте требует инвентаризации: фактическое наличие сравнивают с данными учёта, а случаи, сроки и порядок компания определяет сама, кроме обязательных случаев (статья 11 закона № 402-ФЗ). В программе это удобно делать в два шага. В «Держись меня» сначала вписывают, сколько реально лежит, с галочкой «слепой пересчёт», которая прячет цифры системы. Потом система показывает расхождения, и ничего не меняется, пока не нажата кнопка «Провести». Каждое движение материала остаётся в журнале.
Системы автоматизации склада: 1С или своя программа
Выбор обычно стоит между готовой программой и своей. Коротко по нашему опыту:
| Вариант | Когда подходит | О чём помнить |
|---|---|---|
| Таблица | Один склад, мало позиций, работает один человек | Остатки расходятся, истории движений нет |
| Готовая программа на 1С | Стандартные складские операции, бухгалтерия уже в 1С | Свои процессы приходится подстраивать под программу |
| Своя складская программа | Тарифы по каждому продавцу, расход по нормам, путь товара по QR, свои роли | Нужна разработка, обмен с 1С делается отдельно |
Автоматизация склада в 1С - нормальный путь для многих компаний. На сайте 1С про складское решение написано, что оно ведёт учёт по складам и зонам, по срокам годности, партиям и серийным номерам, работает со сканерами штрихкода и принтерами этикеток, а учёт по владельцам товара и расчёт услуг ответственного хранения вынесены в отдельный модуль, который приобретается отдельно. Там же сказано, что для складской логистики теперь рекомендуют более новое решение 1С:WMS.
Своя программа нужна, когда склад - часть бизнеса со своими правилами. Для фулфилмента это кабинеты по ролям: продавец, приёмщик, кладовщик, логист, менеджер и администратор работают в одной системе, у каждого свои права. Для фабрики УЗОР - расход пряжи по норме и себестоимость по каждому артикулу с учётом пряжи, фурнитуры, труда и упаковки. Для мастерской - права: мастер и кладовщик работают с заказами и остатками, но не видят себестоимость, маржу и налог.
Одно другому не мешает. На B2B-площадке бухгалтерия обменивается данными с 1С, а склад, путь товара и документы ведутся в своей системе.
Автоматизация логистики склада и процессов вокруг него
Склад редко живёт сам по себе. Товар приходит от поставщиков, уходит покупателям, а деньги считает бухгалтерия. Поэтому автоматизация процессов на складе почти всегда тянет за собой соседние части.
На B2B-площадке карточки товаров поставщики присылают в Excel. Мы сделали разбор этих файлов: карточки создаются из файла и связываются с каталогом, вручную их больше не переносят. Телеграм остаётся там, где к нему привыкли: бот и мини-приложение присылают уведомления и принимают простые действия, а данные хранятся в системе.
На фабрике УЗОР сверху склада стоит камера в цехе. Она подключается к камерам, которые уже висят на фабрике, считает коробки и партии на приёмке и отгрузке, людей на смене и простои. Видео не хранится, в систему попадают только цифры.
В FullHouse работа разбита на модули, и у каждого описан договор с соседями: что приёмка передаёт хранению, что отгрузка передаёт возвратам, какие события уходят в биллинг. Первыми идут сайт с CRM и приёмка, за ними хранение, отгрузка, возвраты, биллинг и маркетплейсы. Такой порядок даёт пользоваться первой частью, пока строится следующая.
Как начать автоматизацию управления складом
Мы начинаем с пути товара на бумаге: откуда приходит, где лежит, куда уходит, кто за что отвечает и где сейчас теряются данные. Из этого видно, какие решения по автоматизации склада подходят: хватит ли готовой программы или нужна своя.
Дальше определяем роли и права. На B2B-площадке права проектировали до первой строчки бизнес-логики: переделывать их задним числом дороже всего, а новое подразделение должно подключаться настройкой.
Потом - первая рабочая версия с приёмкой и остатками, остальное достраивается по модулям. Услуги по автоматизации склада у нас обычно идут вместе с CRM и учётом, примеры - в направлениях.
Частые вопросы
Что такое автоматизация склада простыми словами?
Это программа, в которой отмечается каждое движение товара: приёмка, размещение по ячейкам, сборка, отгрузка, возврат и инвентаризация. Остаток и место хранения видны в любой момент, а не после пересчёта.
Как устроен учёт товара по QR-кодам?
Каждая единица получает QR-код, внутри только артикул, а всё остальное хранится в базе. Так сделано у нас на B2B-площадке: каждый шаг пути товара отмечается сканированием.
Чем своя складская программа отличается от автоматизации склада в 1С?
Готовая программа на 1С закрывает стандартные складские операции, дополнительные возможности покупаются модулями. Своя программа строится под процессы компании, например под тарифы фулфилмента для каждого продавца, и при этом может обмениваться данными с 1С.
Подойдёт ли складская программа небольшому производству?
Подойдёт, если сырьё уходит на изделия по норме. В мастерской «Держись меня» и на фабрике УЗОР материалы лежат партиями и списываются под заказ сами.
Кому это подойдёт
Фулфилмент-операторам и складам ответственного хранения - как в FullHouse. Продавцам маркетплейсов со своим складом. Производствам, где сырьё уходит на изделия по норме. B2B-площадкам и дистрибьюторам с большим каталогом и пунктами выдачи.
Если склад уже не помещается в таблицу, опишите в форме ниже, что приходит, где лежит и куда уходит, - разберём путь товара и скажем, хватит ли готовой программы или нужна своя.
