CRM для малого бизнеса по подписке подходит, когда работа укладывается в обычную воронку «заявка - сделка - оплата», пользователей немного и доработки не нужны. Своя система выгоднее, когда платить приходится за каждого сотрудника, нужны склад, себестоимость или особый порядок работы, а клиенты и деньги разбросаны по нескольким программам. Считать стоит за три года: подписка, доплаты, доработки и время людей на перенос данных против одного заказа на свою систему и её поддержки.
Что входит в CRM систему для малого бизнеса
Под словом CRM в малом бизнесе обычно понимают разное. Для отдела продаж это воронка сделок и переписка с клиентами. Для мастерской - заказы, склад и деньги. Для салона - запись, абонементы и напоминания о повторном визите.
Готовые программы по подписке хорошо делают первое. Например, у amoCRM в тарифах воронка продаж, мессенджеры, телефония и автоматические рассылки. Остальное - склад партиями, себестоимость, расчёт прибыли по каналам продаж - в такую программу приходится доделывать через интеграции или вести рядом в таблице.
Поэтому первый вопрос простой: что именно вы хотите видеть в одном месте. Если ответ «заявки и переписку с клиентами», вам, скорее всего, хватит готовой программы. Если «заказ от оплаты до доставки, остатки материалов и сколько осталось с заказа», это уже учётная система, и готовая CRM закроет только часть.
Стоимость CRM системы для малого бизнеса: из чего она складывается
У подписки цена видна сразу, но это только первая строка расчёта.
Плата за каждого пользователя. У amoCRM цена указана за одного пользователя в месяц: на базовом тарифе 599 ₽ при оплате на полгода, при оплате на больший срок дешевле, расширенный и профессиональный тарифы дороже. Помесячной оплаты нет, подписка покупается от полугода. Пришёл новый администратор или флорист - счёт вырос.
Доплаты за лимиты. Количество контактов, открытых сделок, места под документы и дополнительных полей ограничено тарифом. Когда база растёт, докупаются пакеты.
Доработки и интеграции. Связать CRM с кассой, складом, программой записи или сайтом обычно нужно силами подрядчика. Эти деньги в тариф не входят и повторяются, когда меняется что-то в одной из программ.
Время людей. Самая незаметная строка. Если один и тот же клиент записан в двух программах, кто-то каждый день переносит данные руками.
У своей системы расходы устроены наоборот: основная сумма - один раз, на разработку, потом поддержка и сервер. Платы за пользователей нет, сколько сотрудников ни добавь.
| Статья расходов | CRM по подписке | Своя система |
|---|---|---|
| Пользователи | Плата за каждого, каждый месяц | Без платы за пользователей |
| Склад, себестоимость, свои правила | Через интеграции и доработки | Делаются сразу под порядок работы |
| Где лежат данные | В облаке сервиса | На своём сервере компании |
| Начало работы | Быстро, есть пробный период | Нужно время на разработку |
Когда хватит готовой CRM
Готовую программу стоит брать, если сходится большинство условий:
- Работа похожа на продажи. Заявка, переговоры, счёт, оплата. Воронка готовой CRM повторяет ваш порядок, а не спорит с ним.
- Пользователей мало и их число не растёт. Плата за двух-трёх менеджеров заметной не будет.
- Нет склада и производства. Себестоимость и остатки вы считаете в другой программе, например в 1С, и вам этого достаточно.
- Нужно начать на этой неделе. Подписка подключается за день, у amoCRM есть пробный период на 14 дней.
Простая CRM для малого бизнеса - честно хороший выбор, когда задача простая. Ошибка начинается тогда, когда в неё пытаются уложить то, для чего она не сделана.
Когда своя CRM выходит дешевле подписки
Плата за пользователей и данные в чужом облаке
Цветочная мастерская «Дочь Садовника» получила свою программу вместо подписки. Облачные программы для цветочных магазинов вроде Posiflora берут ежемесячную плату за пользователей и хранят данные в своём облаке. Мы сделали мастерской систему, которая по набору функций повторяет такие программы, но работает на её собственном сервере: каталог, клиенты, себестоимость, деньги и сотрудники, без абонентской платы.
Там есть то, чего в обычной CRM нет. Справочник закупки с процентом на обрезку и увядание, обычно около 8%: подорожала роза с 190 до 210 ₽ за стебель - себестоимость всех букетов с розой пересчиталась сама. Букет выкладывается с телефона примерно за минуту. Флорист выкладывает свои букеты в черновики и не видит закупочных цен.
О данных тоже стоит подумать. Закон «О персональных данных» требует, чтобы запись, хранение и обновление персональных данных граждан России шли в базах на территории России. Своя система на своём сервере снимает вопрос, где именно лежит ваша база клиентов.
Склад, рецепты и прибыль по каналам
Мастерская амуниции для собак «Держись меня» продаёт через сайт, маркетплейсы, соцсети и шоурумы. Выручку видели, а прибыль нет: площадка берёт комиссию, доставка и налог съедают свою часть, материалы куплены по разной цене.
Мы сделали учётную систему из 21 экрана. Материалы лежат партиями по цене закупки, взяли заказ в работу - материалы списались по рецепту. Прибыль заказа считается так: выручка минус материалы, комиссия канала, налог и доставка. На экране «Каналы» видно, сколько остаётся с одного и того же товара на каждом маркетплейсе и на своём сайте. Денежный поток считается на 13 недель вперёд. Скидки тоже под контролем: раньше промокод, баллы и уровень складывались, и заказ мог уйти со скидкой 44%, теперь общая скидка ограничена 30%.
Собрать такое в готовой CRM можно только кусками, и каждый кусок будет отдельной доработкой.
Две программы на одного клиента
В сети косметологических студий (проект под NDA) запись, касса и расчёты с мастерами были в YCLIENTS, а клиентская база и заявки - в amoCRM. Один и тот же клиент жил в двух системах как два разных человека.
Здесь мы не стали менять всё. YCLIENTS остаётся: это рабочая программа салона, там всё отлажено. amoCRM заменяем своей системой, сделанной под косметологию и плотно связанной с YCLIENTS. В одной карточке - визиты, абонементы, рекомендации косметолога, переписка и звонки, а у каждой процедуры своё правило повтора, и напоминание уходит само.
Как выбрать CRM систему для малого бизнеса и посчитать
Расчёт делается на листе бумаги, за вечер.
- Выпишите, кто будет работать в системе. Сейчас и через год. Умножьте на цену тарифа за пользователя и на срок подписки - так видна плата за три года.
- Добавьте доплаты. Пакеты лимитов, места под файлы, интеграции с кассой, складом, сайтом. Спросите у подрядчика цену каждой доработки.
- Посчитайте ручной труд. Сколько времени в неделю уходит на перенос данных между программами и сверку. Это тоже деньги.
- Сравните с одним заказом на свою систему. Разработка, сервер, поддержка. Плата за пользователей в этой сумме не растёт.
- Проверьте, чего не будет в готовой программе. Себестоимость, склад, прибыль по каналам, свои правила скидок. Если этого нет и без этого нельзя, расчёт можно не продолжать.
Многие спрашивают, как написать свою CRM самому. Технически можно, но для владельца малого бизнеса это месяцы, отвлечённые от работы. Обычно выгоднее заказать систему у команды, которая уже делала похожие проекты, и вложить своё время в описание порядка работы: кто что делает, где сейчас лежат данные, что должно считаться само.
Частые вопросы
Сколько стоит CRM для малого бизнеса по подписке?
Цена считается за пользователя в месяц. У amoCRM базовый тариф стоит от 599 ₽ за пользователя в месяц при оплате на полгода, помесячной оплаты нет. Доплаты за лимиты и доработки идут сверху.
Можно ли оставить старую программу и добавить к ней свою CRM?
Да. В сети косметологических студий запись и касса остаются в YCLIENTS, а своя система работы с клиентами связана с ней и получает данные о записи сама.
Чем своя CRM отличается от готовой?
Своя система делается под ваш порядок работы и работает на вашем сервере, платы за пользователей нет. Готовая подключается быстрее, но склад, себестоимость и особые правила в неё приходится доделывать.
Когда малому бизнесу не нужна своя CRM?
Когда работа укладывается в обычную воронку продаж, сотрудников мало, а склад и себестоимость ведутся в другой программе. Тогда готовой CRM по подписке хватит.
Кому подойдёт своя система
Мастерским и небольшим производствам, цветочным магазинам, салонам и студиям - там, где товар делается под заказ, нужна себестоимость или склад, продажи идут в нескольких каналах, а клиенты разбросаны по нескольким программам. Что мы делаем в CRM и учётных системах, собрано в разделе направления. Если узнали свою ситуацию, опишите её в форме ниже: посмотрим, хватит ли вам готовой программы или своя выйдет дешевле.
