Генератор коммерческих предложений нужен компании, у которой менеджеры каждый день собирают КП из спецификаций заказчиков. Хороший генератор принимает файл в том виде, в каком его прислал клиент (Excel, PDF или другой формат), сам разбирает позиции, берёт реквизиты клиента из общего справочника организаций и собирает предложение по шаблону компании, с расчётом. Ниже рассказываем, как мы строим такой генератор для поставщика оборудования и на чём обычно спотыкаются.
Куда у менеджера уходит время на КП
Проект, о котором речь, под NDA, поэтому без названия компании. Компания поставляет оборудование. До генератора коммерческое предложение собирали вручную из трёх мест: спецификации клиента, карточки клиента и старых файлов с прошлыми предложениями. Расчёт делали руками.
Каждый из этих шагов сам по себе несложный. Время уходит на сведение. Спецификация пришла в одном виде, прошлое КП оформлено в другом, реквизиты клиента лежат в третьем файле, и менеджер переносит строки, проверяет количество, пересчитывает суммы. Когда позиций много, ошибка в одной строке легко проходит мимо глаз.
Вторая проблема менее заметна. Когда за основу берут старые файлы, каждый менеджер правит свой, и в новом КП легко остаются прошлые условия или прошлое оформление. Клиент тогда получает от одной компании предложения, которые выглядят по-разному.
Как устроен генератор коммерческих предложений
В нашем проекте путь выглядит так.
- Менеджер загружает спецификацию. Excel, PDF или файл в другом формате, какой прислал заказчик.
- Генератор разбирает файл. Из него достаются позиции, количество и всё, что нужно для расчёта.
- Реквизиты клиента подставляются из справочника. Это общий справочник организаций, им пользуются все продукты системы, а не только генератор.
- КП собирается по шаблону компании, с расчётом и оформлением.
Раньше на это уходило время на сведение файлов и пересчёт, в новой системе хватает одного нажатия. Генератор сейчас в разработке вместе с остальной платформой, подробности - на странице проекта «Платформа продаж и сервиса».
Почему важно читать и Excel, и PDF
Заказчик присылает спецификацию так, как ему удобно. Если генератор принимает только свой формат таблицы, менеджер снова сидит и перебивает строки из PDF в шаблон, то есть делает ту самую ручную работу, от которой хотели уйти. Поэтому генератор принимает файл в исходном виде.
С Excel проще: там строки и столбцы уже есть, остаётся понять, какой столбец за что отвечает. PDF сложнее, таблица в нём может быть просто картинкой текста на странице. Разбор таких файлов обычно занимает больше всего работы в генераторе, и время на него стоит закладывать ещё при оценке проекта.
Где брать реквизиты клиента
Реквизиты в КП нужны не для красоты. Предложение уходит конкретной организации, и название, ИНН и адрес в нём должны совпадать с тем, что потом будет в договоре и счёте.
Вписывать их каждый раз заново - лишний повод ошибиться. В нашей платформе реквизиты живут в одном справочнике организаций. Генератор берёт их оттуда, и те же данные потом видят гарантийный учёт и другие продукты, которые подключатся позже.
Откуда реквизиты попадают в справочник, зависит от проекта. В системе для юридической компании ГОРОНО карточка клиента заводится по ИНН: название, ОГРН, КПП, адрес и виды деятельности подтягиваются сами. Если ИНН не нашёлся, система подсвечивает поля для ручного ввода и работу не останавливает.
Сами сведения о компаниях публикует ФНС. У налоговой есть сервис «Интеграция и доступ к базам данных ЕГРЮЛ и ЕГРИП»: в режиме интеграции открытые сведения из реестров выдаются файлами для использования в своих информационных системах. ФНС предупреждает, что из-за большого объёма возможны перебои с ежедневными файлами, и сведения за пропущенную дату попадают в файлы следующих дней. Поэтому в справочнике полезна ручная правка и пометка, откуда взяты данные.
Почему шаблон компании важнее красоты
Можно сделать генератор, который выдаёт красивые предложения в разном оформлении. Нам кажется полезнее другое: один шаблон, утверждённый компанией, по которому собирается каждое КП.
Причин несколько.
- Одинаковые условия. Условия оплаты, сроки и оговорки прописаны в шаблоне один раз, и менеджер не может случайно отправить старую редакцию.
- Юридический вес. По статье 435 Гражданского кодекса офертой признаётся предложение, адресованное конкретным лицам, достаточно определённое и содержащее существенные условия договора, и оно связывает того, кто его направил, с момента получения. КП с ценами и количеством, отправленное конкретной организации, может оказаться именно таким предложением. Значит, формулировки в нём должен проверить юрист один раз в шаблоне, а не каждый менеджер в своём файле.
- Оговорка в одном месте. Реклама и предложения неопределённому кругу лиц по статье 437 считаются приглашением делать оферты, если иное прямо не указано. Если компания хочет, чтобы её предложение считалось или не считалось офертой, эту формулировку удобно держать в шаблоне.
- Узнаваемость. Все КП выглядят как документы одной компании.
В нашей платформе шаблоны хранятся в общем хранилище файлов с шаблонизатором документов, которым пользуются все продукты системы.
Ручная сборка, таблица или генератор: сравнение
| Способ | Откуда берутся позиции | Откуда реквизиты | Оформление |
|---|---|---|---|
| Вручную в редакторе | Менеджер переносит из спецификации | Вписывает сам | Свой прошлый файл |
| Шаблон в таблице | Менеджер вставляет в шаблон | Вписывает сам или копирует | Общий шаблон, если его не правили |
| Генератор КП | Разбирает файл спецификации | Справочник организаций | Шаблон компании |
Почему генератор - часть общей платформы
Генератор КП у этого заказчика - один из двух продуктов на общем основании. Второй - гарантийный учёт: поставки, накладные со сканами, серийные номера и сроки гарантии. Дальше на то же основание подключатся логистика, тендеры, электронный документооборот и автоматические УПД.
Поэтому у каждого продукта своя служба и своя база, а общие для всех вход и права, справочник организаций и номенклатуры, хранилище файлов с шаблонизатором, уведомления и сквозной журнал действий. Отказ одного продукта не останавливает остальные. Клиент, менеджер, склад, сервисный центр и руководитель входят под одним логином, и каждый видит только своё.
Похожая связка есть в личном кабинете заказчика поставщика оборудования: там клиент видит купленную технику, лицензии и сервис со сроками из 1С:ERP.
Частые вопросы
Может ли генератор КП читать PDF, а не только Excel?
Да, наш генератор принимает спецификацию в Excel, PDF или другом формате и сам разбирает позиции. Разбор PDF сложнее, чем таблицы, поэтому его стоит учитывать в сроках проекта.
Откуда генератор берёт реквизиты клиента?
Из общего справочника организаций внутри системы. Справочник можно заполнять по ИНН из открытых сведений ЕГРЮЛ, которые ФНС отдаёт для использования в информационных системах, и править вручную.
Считается ли коммерческое предложение офертой?
Может считаться. По статье 435 ГК РФ оферта - это предложение конкретному лицу, достаточно определённое и содержащее существенные условия договора. Поэтому текст шаблона КП лучше один раз согласовать с юристом.
Чем генератор КП отличается от шаблона в Word или Excel?
В шаблон менеджер сам переносит позиции и реквизиты. Генератор разбирает файл спецификации, подставляет реквизиты из справочника и собирает КП по утверждённому шаблону одним нажатием.
Можно ли подключить генератор к CRM и другим системам?
Да. В нашем проекте генератор - одна из служб общей платформы со справочником организаций, правами и журналом действий, и к тому же основанию подключаются другие продукты.
Кому подойдёт
Поставщикам оборудования и техники, дистрибьюторам, сервисным компаниям - всем, кто много считает коммерческих предложений по спецификациям заказчиков. Если у вас КП собирают из нескольких файлов и пересчитывают руками, опишите, в каком виде приходят спецификации и как сейчас выглядит ваш шаблон, в форме ниже. Другие наши работы - в разделе направления.
