Автоматизация бизнес-процессов начинается с одного процесса, который повторяется каждый день, проходит через несколько рук и где ошибка стоит денег: договор со счётом, списание сырья, приёмка товара. Сначала этот путь описывают на бумаге от первого действия до денег, потом решают, хватит ли готовой программы или нужна своя система, и только после этого пишут код. Всё, что делается редко или каждый раз по-разному, на первом этапе лучше не трогать.
Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами
Если объяснять простыми словами, это когда повторяющуюся работу, которую сейчас делает человек, делает программа: переносит данные из одного места в другое, считает, собирает документ, напоминает о сроке. Человек остаётся там, где нужно решение.
Для чего она нужна на практике, хорошо видно по жалобам, с которыми к нам приходят. В юридической компании клиенты, сделки, документы и деньги жили в разных программах и таблицах, за каждую платили отдельно, а данные между ними переносили руками. На вязальной фабрике пряжу считали на глаз и закладывали с запасом. У фулфилмента заявки в CRM, склад в таблицах, отгрузки в кабинетах маркетплейсов, счета в бухгалтерии, и всё это сверяют вручную. Автоматизация бизнес-процессов предназначена для того, чтобы такие переносы и сверки исчезли, а данные вводились один раз.
С чего начать: что автоматизировать первым, а что пока не трогать
Первым берите процесс, у которого три признака: он повторяется часто, в нём участвует больше одного человека, а ошибка в нём заметна по деньгам или по клиенту. В ГОРОНО таким был договор со счётом: его набирали вручную по 30-40 минут, а ошибки в реквизитах находили уже после подписания.
Хорошие кандидаты на первый этап:
- Документы из данных, которые уже есть. Договор, счёт, акт, коммерческое предложение. Реквизиты клиента вводятся один раз, остальное подставляется.
- Расчёты по правилу. Себестоимость по норме расхода, начисление по тарифу, налог по факту движения денег.
- Переносы между программами. Выписка из банка в учёт, заказы с маркетплейсов в склад, заявки с сайта в CRM.
- Напоминания и проверки. Срок, который нельзя пропустить, статус, который надо проверить на сайте ведомства.
Что пока не трогать. Процесс, который каждый раз идёт по-новому, программа не ускорит, она только закрепит хаос. Сначала договоритесь, как он должен идти. То же с задачами, где нужен опыт и суждение: оценка сложного дела, переговоры, нестандартный брак. На УЗОРе мы так и решили: камера в цехе начинает с подсчёта людей и коробок, а распознавание брака и мелких дефектов отложено на отдельный, гораздо более тяжёлый этап.
Этапы автоматизации бизнес-процессов
У нас этапы автоматизации бизнес-процессов обычно такие.
- Описать процесс как есть. Кто что делает, где лежат данные, где их переносят руками, где ждут друг друга. В ГОРОНО на этом шаге выяснилось, что когда дело зависало, клиент был уверен, что ждёт юриста, а юрист - что ждёт клиента.
- Найти, откуда берутся данные. Многое не нужно вводить вообще. Сведения об организации по ИНН можно получать из ЕГРЮЛ: у ФНС есть сервис интеграции сведений из ЕГРЮЛ и ЕГРИП в виде файлов для информационных систем. Выписку берут из банка, заказы из кабинетов маркетплейсов.
- Записать правила. Какие реквизиты обязательны в документе, как считается сумма, что происходит при спорной оплате. Для первичных документов часть правил задаёт закон: статья 9 закона о бухгалтерском учёте перечисляет обязательные реквизиты - наименование и дату документа, содержание факта хозяйственной жизни, величину с единицами измерения, должности и подписи ответственных. Если система собирает акт, эти поля в нём должны быть всегда.
- Разбить на модули и выбрать порядок. В FullHouse у каждого модуля описано, что он передаёт соседям: приёмка - хранению, отгрузка - возвратам, какие события уходят в биллинг. Первыми идут сайт с CRM и приёмка, за ними остальное.
- Запустить на живых данных и поправить. Спорные случаи система не должна решать наугад. В ГОРОНО поступления, которые не удалось однозначно привязать к сделке, попадают в список «разобрать вручную».
Готовая платформа или своя система
Системы автоматизации бизнес-процессов бывают трёх видов: программа по подписке под конкретную задачу, платформа для автоматизации бизнес-процессов, на которой процессы настраивают сами, и своя система, написанная под компанию. Какие программы для автоматизации бизнес-процессов выбрать, зависит от того, насколько ваш процесс похож на чужие.
| Вариант | Когда подходит | О чём помнить |
|---|---|---|
| Программа по подписке | Процесс типовой, у многих компаний он устроен одинаково | Процесс подстраивается под программу, данные у поставщика |
| Платформа с настройкой | Процесс почти типовой, нужны свои поля и шаги | Сложные расчёты и связи между программами часто упираются в ограничения |
| Своя система | Процесс особенный, данные разбросаны по нескольким программам | Дольше на старте, зато код, данные и домен принадлежат компании |
У ГОРОНО процесс особенный: услуга длится месяцами, собирается из документов клиента и заканчивается решением ведомства, а у лицензии МЧС для ООО 16 блоков документов. Поэтому сделали одну систему с одной базой. FullHouse выбрал складскую программу под свои процессы вместо коробочной. Если же у вас пять менеджеров ведут обычные продажи, своя система, скорее всего, не нужна.
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Три примера автоматизации бизнес-процессов из разных отраслей. Один проект уже работает, два мы сейчас строим.
ГОРОНО: договор, счёт и акт из одной карточки
ГОРОНО помогает организациям получать лицензии и аккредитации. Карточка клиента заводится по ИНН: название, ОГРН, КПП, адрес и действующие лицензии подтягиваются сами. Сделка собирается из услуг единого словаря.
Договор собирается кнопкой из данных сделки. Сумма считается из выбранных услуг, вписать её руками нельзя, поэтому цифры в шапке и в приложении всегда совпадают. Сумму прописью, падеж фамилии и город в родительном падеже система ставит сама. На счёте печатается QR-код для оплаты из приложения банка. Договор, счета и акты уходят клиенту одним письмом прямо из карточки сделки. Теперь договор со счётом готовится за пару минут, а выписка из банка подгружается каждый час и сама находит сделку.
УЗОР: расход пряжи и себестоимость по артикулу
УЗОР - система для вязальной фабрики, которая вела учёт в тетради и на глаз. Пряжа, фурнитура и упаковка лежат партиями, для каждого артикула задана норма расхода. Система знает, сколько пряжи нужно на заказ и сколько изделий выйдет из того, что лежит на складе, а под заказ материалы списываются сами.
Себестоимость считается по каждому изделию: пряжа, фурнитура, труд и упаковка. Когда пряжа дорожает, видно, у каких артикулов поплыла маржа. Раньше себестоимость была «средняя по году».
FullHouse: склад до отгрузки на маркетплейсы
FullHouse - фулфилмент-оператор. Программа, которую мы для него строим, ведёт товар от заявки на поставку через приёмку на воротах с актом расхождений, адресное хранение, комплектацию и упаковку до отгрузки на маркетплейсы и приёма возвратов. Каждая операция склада сразу становится начислением по тарифу продавца, и счёт собирается из них, а не по памяти в конце месяца. Калькулятор на сайте и начисления на складе берут цены из одного прайса, поэтому продавец не увидит одну цену на сайте и другую в счёте.
Частые вопросы
С чего начать автоматизацию бизнес-процессов в небольшой компании?
С одного процесса, который повторяется каждый день и где ошибка стоит денег, например договор со счётом или учёт сырья. Опишите его по шагам как есть, отметьте, где данные переносят руками, и автоматизируйте сначала эти места.
Какие процессы не стоит автоматизировать?
Те, что каждый раз идут по-разному, и те, где нужно суждение опытного человека. Сначала процесс нужно договорить и закрепить, иначе программа повторит путаницу.
Чем платформа для автоматизации отличается от своей системы?
На платформе процессы настраивают из готовых блоков, и сложные расчёты или связи с другими программами могут упереться в её ограничения. Своя система пишется под процесс компании, а код и данные остаются у компании.
Можно ли связать новую систему с банком и маркетплейсами?
Да, связи с внешними программами обычно и дают главную экономию времени. В ГОРОНО система подгружает выписку из банка каждый час, а в FullHouse заложен обмен заказами, отгрузками и остатками с маркетплейсами.
Кому подойдёт своя система и что делать дальше
Своя система окупается там, где процесс особенный и проходит через несколько программ: услуга длится неделями и собирается из документов клиента, сырьё уходит на изделия по норме, склад работает с несколькими маркетплейсами. Другие примеры - в разделе направления.
Если узнали свою ситуацию, опишите в форме ниже, какой процесс отнимает больше всего времени и в каких программах сейчас лежат данные. С этого и начнём.
