Автоматизацию документооборота в небольшой компании начинают с документов, которые собираются из данных, уже лежащих в системе: договор, счёт, акт, коммерческое предложение. Реквизиты клиента вводятся один раз, сумма считается из услуг, документ получается за пару минут и без ошибок в реквизитах. Согласование, хранение, обмен с 1С и электронный документооборот подключают следом, к той же базе.
В чём заключается автоматизация документооборота
Если коротко, в чём заключается автоматизация документооборота: документ перестают набирать руками и пересылать по почте и мессенджерам. Он собирается из карточки клиента и сделки, проходит согласование внутри системы, хранится рядом со сделкой и уходит клиенту или в бухгалтерию оттуда же.
В юридической компании ГОРОНО до этого клиенты, сделки, документы и деньги были в разных программах и таблицах. Договор со счётом набирали вручную по 30-40 минут, а ошибки в реквизитах находили уже после подписания. Сканы от клиентов приходили в мессенджер, на почту и через файлообменники, и перед подачей никто точно не знал, какая версия устава последняя.
Закон бумагу не требует. По статье 9 закона о бухгалтерском учёте первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если другая сторона или госорган попросит бумагу, компания обязана за свой счёт распечатать копию электронного документа.
Своя система или покупка СЭД
Система автоматизации документооборота бывает двух видов. Готовая СЭД - отдельная программа для документов: в ней регистрируют входящие и исходящие, согласуют, хранят. Своя автоматизация встраивается в систему, где компания уже ведёт клиентов, сделки и деньги, поэтому документ собирается из тех же данных, а в отдельную программу их не переносят.
Для небольшой компании разница обычно в том, откуда берутся цифры. Если договор живёт в СЭД, а сумма сделки в CRM, их кто-то сверяет. В ГОРОНО сумму договора вписать руками нельзя: она считается из выбранных услуг, поэтому цифры в шапке договора и в приложении всегда совпадают.
Система автоматизации документооборота СЭД подходит, когда документов много, а с данными компании они почти не связаны: письма, приказы, служебные записки. Когда документ - это продолжение сделки, удобнее собирать его там же, где сделка.
Какие документы перевести в систему первыми
Первыми берите документы, которые часто повторяются и собираются по одному правилу. Мы смотрим, из каких данных документ складывается и где эти данные уже есть.
| Документ | Из чего собирается | Пример из наших проектов |
|---|---|---|
| Договор | Реквизиты клиента по ИНН, услуги, этапы оплаты, сроки | ГОРОНО: кнопка в карточке сделки, Word и PDF |
| Счёт | Договор или его этап | ГОРОНО: QR-код для оплаты из приложения банка |
| Коммерческое предложение | Спецификация в Excel или PDF и справочник организаций | Генератор КП: собирается одним нажатием |
| Агентские договоры, отчёты агента, акты, оферты | Шаблоны и данные площадки | B2B-маркетплейс: уходят через ЭДО |
Договор и счёт. В ГОРОНО договор собирается кнопкой из данных сделки: номер и дата, реквизиты заказчика, представитель и основание полномочий, услуги с суммами, этапы оплаты. Сумму прописью, падеж фамилии и город в родительном падеже система ставит сама, а именно на них обычно и ошибаются шаблоны. Если договор подписывает заместитель по доверенности, его данные подставляются вместо директора. Подробно о том, где ломаются шаблоны договоров, счетов и актов, мы писали в отдельной статье блога.
Коммерческое предложение. В платформе продаж и сервиса (проект под NDA) менеджер загружает спецификацию в Excel, PDF или другом формате. Генератор разбирает файл, берёт реквизиты клиента из общего справочника организаций и собирает КП по шаблону компании с расчётом.
Документы, которые идут пачкой по расписанию. На B2B-площадке (тоже под NDA) отчёты агента выходят три раза в месяц, и их собирают по шаблонам вместе с агентскими договорами, актами приёма-передачи и офертами.
Карточка клиента - основа всего этого. В ГОРОНО она заводится по ИНН: название, ОГРН, КПП, адрес и виды деятельности подтягиваются сами, вручную вписывается только руководитель. Если ИНН не нашёлся, система подсвечивает поля для ручного ввода и работу не останавливает.
Согласование и хранение
Когда документ собран, его надо согласовать и потом найти. В ГОРОНО готовый договор уходит клиенту на согласование прямо из карточки сделки, а договор, счета и акты отправляются одним письмом. КП клиент открывает по ссылке с личным кодом доступа, открыть его может только он.
С документами клиента работает обратная схема. Каждая услуга разбита на блоки по требованиям ведомства, у лицензии МЧС для ООО их 16. В каждом блоке окна загрузки с подсказкой, например «Копия ЕГРН (не путать с ЕГРЮЛ)». Юрист принимает блок, отправляет на доработку или отклоняет, и вернуть документ без комментария нельзя. На экране написано, чей сейчас ход.
Хранить документы удобнее там, где их собрали, и с правами по ролям. В ГОРОНО бухгалтеру открыты банк, договоры, счета, акты и налоги, остальное закрыто, а юрист видит только своих клиентов.
Автоматизация документооборота в организации с несколькими отделами
Чем больше отделов работают с одним документом, тем важнее права. В платформе продаж и сервиса права наследуются от организации к подразделению и сотруднику, а клиент видит строго свои данные, это ограничено на уровне базы. Автоматизация документооборота между филиалами строится так же: новое подразделение получает свои права, а шаблоны и справочник организаций остаются общими. На B2B-площадке права проектировали до первой строчки бизнес-логики, потому что переделывать их задним числом дороже всего.
Обмен с 1С и ЭДО
Собственная система не заменяет бухгалтерию. Она отдаёт ей готовые данные. На B2B-площадке бухгалтерия обменивается данными с 1С, а договоры, отчёты агента, акты и оферты уходят контрагентам через электронный документооборот. В платформе продаж и сервиса на то же основание следом подключатся ЭДО и автоматические УПД.
Подпись решает, какую силу имеет электронный документ. По статье 6 закона об электронной подписи документ с квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует только бумагу. Простая и неквалифицированная подписи дают такую силу в случаях, которые установлены законом, нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Поэтому с постоянными контрагентами заранее договариваются, какой подписью обмениваются.
Деньги замыкают круг. В ГОРОНО выписка из банка подгружается каждый час, платёж находит клиента по ИНН плательщика и сам привязывается к сделке, если вариант один. Спорные поступления попадают в список «разобрать вручную». Счёт поставщика из PDF система превращает в платёжку и расход.
Частые вопросы
С чего начать автоматизацию документооборота в небольшой компании?
С договора, счёта, акта или коммерческого предложения - документов, которые часто повторяются и собираются из данных клиента и сделки. Сначала заводят карточку клиента по ИНН и справочник услуг, потом шаблоны.
Чем своя автоматизация отличается от покупки СЭД?
СЭД - отдельная программа для документов, данные для них приходится переносить из CRM и учёта. Своя автоматизация собирает документ из той же базы, где ведутся клиенты, сделки и деньги, поэтому сумма в договоре и в сделке не расходится.
Можно ли вести первичные документы только в электронном виде?
Да. По статье 9 закона № 402-ФЗ первичный документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если контрагент или госорган попросит бумагу, компания делает копию за свой счёт.
Можно ли связать свою систему документов с 1С и ЭДО?
Можно. На B2B-площадке, которую мы строим, бухгалтерия обменивается данными с 1С, а договоры, отчёты агента и акты уходят через электронный документооборот.
Кому это подойдёт
Компаниям, где документы рождаются из сделки: юридическим и бухгалтерским фирмам, поставщикам оборудования, дистрибьюторам, B2B-площадкам. Если договор со счётом у вас до сих пор набирают руками, а сканы клиентов ищут в мессенджере, начните с одного документа и карточки клиента. Опишите, как документы ходят у вас сейчас, в форме ниже, и мы скажем, что перевести в систему первым. Другие наши работы - в разделе направления.
