CRM для юриста должна вести дело после подписания договора: документы клиента по требованиям ведомства, проверку юристом, сроки, ответственного исполнителя, оплату по этапам и итог в реестре. Обычная CRM продаж заканчивается на договоре, а у юридической компании основная работа идёт месяцами после него, поэтому сделка в системе должна превращаться в дело. Ниже - что для этого нужно, на примере ГОРОНО, компании, для которой мы сделали сайт, CRM, ведение дел, документы, финансы, кабинеты и Телеграм-бота в одной системе с одной базой.
ГОРОНО помогает школам, учебным центрам, клиникам и другим организациям получить лицензию на образовательную деятельность, медицинскую лицензию, лицензию МЧС, аккредитацию по охране труда и санитарное заключение. Одно дело длится месяцами, у клиента десятки документов, у каждого направления своё ведомство и свои сроки.
Чем юридическая компания отличается от обычных продаж
В обычных продажах сделка закрывается оплатой, и на этом CRM свою задачу выполнила. У юристов после оплаты начинается главное. Пока шла продажа, нужно было помнить, кому перезвонить. Потом приходится помнить другое: какие документы клиент уже прислал, какая версия устава последняя, что вернули на доработку и почему, когда подача и появилась ли организация в реестре.
До новой системы у ГОРОНО клиенты, сделки, документы и деньги были в разных программах и таблицах, за каждую платили отдельно, данные между ними переносили руками. Сканы приходили в мессенджер, на почту и через файлообменники. На просьбу «пришлите документы по специалисту» присылали не то, и каждый круг уточнений съедал от трёх дней до недели. Юрист и клиент созванивались напрямую, и когда дело зависало, клиент был уверен, что ждёт юриста, а юрист - что ждёт клиента.
Если вы ищете CRM для юристов и адвокатов, начните с простого вопроса: где у вас заканчивается продажа и начинается дело. Если после договора идут недели работы с документами, этой части в системе нужно больше всего внимания. Иначе юристы так и будут вести дела в мессенджерах, а CRM останется у отдела продаж.
| Что нужно | Обычная CRM продаж | CRM для юридической компании на примере ГОРОНО |
|---|---|---|
| Конец работы | Подписан договор, пришла оплата | Организация появилась в реестре ведомства |
| Документы клиента | Вложения к сделке | Блоки по требованиям ведомства, окна загрузки с подсказками, проверка юристом |
| Доступ исполнителя | Видит контакты клиента | Юрист видит только своих клиентов, без телефонов и почты |
| Деньги | Одна оплата по сделке | Счета на весь договор или на этап, выписка из банка каждый час |
Что нужно в CRM для юриста на старте: клиент и сделка
Клиент юридической фирмы почти всегда организация, поэтому карточка в ГОРОНО заводится по ИНН. Название, ОГРН, КПП, адрес, виды деятельности и действующие лицензии подтягиваются сами, руками вписывается только руководитель. Если ИНН не нашёлся, система подсвечивает поля для ручного ввода и работу не останавливает.
Сделка собирается из услуг единого словаря. Сокращение, цвет и название услуги хранятся в одном месте и одинаково выглядят в сделке, в финансах, в боте и в кабинете клиента. Поменяли название в словаре, и оно поменялось везде. Пока услуг немного, это мелочь. Когда их десятки и каждая называется в трёх местах по-разному, сверка становится отдельной работой.
Заявки с сайта, из бота и с оплаты консультации сразу попадают в сделку с нужной услугой. Коммерческое предложение формируется из сделки и уходит клиенту по ссылке с личным кодом доступа, открыть его может только он.
Договоры, счета и акты из данных сделки
Договор со счётом в ГОРОНО раньше набирали вручную по 30-40 минут, а ошибки в реквизитах находили уже после подписания. Сейчас договор собирается кнопкой: номер и дата, реквизиты заказчика, представитель и основание полномочий, услуги с суммами, этапы оплаты, сроки.
Несколько мест, где обычно ошибаются шаблоны:
- Сумма. Она считается из выбранных услуг, вписать её руками нельзя, поэтому цифры в шапке договора и в приложении всегда совпадают.
- Сумма прописью и падежи. Падеж фамилии и город в родительном падеже система ставит сама.
- Подписант. Если договор подписывает заместитель по доверенности, его данные подставляются вместо директора.
Готовый договор уходит клиенту на согласование и скачивается в Word и PDF. Счёт выставляется на весь договор или на этап, на нём печатается QR-код: клиент наводит камеру из приложения банка, и реквизиты с назначением платежа заполняются сами. Договор, счета и акты отправляются одним письмом прямо из карточки сделки, а весь пакет готовится за пару минут.
Документы клиента и сроки ведомств
Этой части нет в CRM для продаж, и ради неё юридической компании стоит делать систему под себя.
В ГОРОНО каждая услуга разбита на блоки по требованиям ведомства, у лицензии МЧС для ООО их 16. В каждом блоке есть окна загрузки с точной подсказкой, например «Копия ЕГРН (не путать с ЕГРЮЛ)». Если ведомство требует фразу в уставе слово в слово, система показывает её готовой, клиенту остаётся скопировать. Клиент с первого раза присылает то, что нужно, и кругов «пришлите ещё раз» становится меньше.
Юрист принимает блок, отправляет на доработку или отклоняет. Вернуть документ без комментария нельзя, поэтому клиент всегда знает, что исправить. На экране написано, чей сейчас ход. У руководителя есть счётчики сроков, они краснеют, если дело застряло у клиента или у юриста.
Когда пакет принят, клиент выбирает время подачи в боте, за час до подачи всем приходит напоминание. После подачи система сама проверяет реестры Рособрнадзора и Минтруда каждые два часа по будням. Так можно делать, потому что закон о лицензировании требует от лицензирующих органов вести реестры лицензий в электронном виде и держать сведения из них в открытом доступе, с ИНН лицензиата. Как только организация появилась в реестре, клиент, юрист и администратор получают поздравление, и по сайтам ведомств вручную никто не ходит.
Юристы-исполнители и доступ к данным клиентов
Дело в юридической фирме ведёт конкретный юрист, и ему нужен свой экран. В ГОРОНО кабинетов четыре: у клиента, юриста, администратора и бухгалтера. Клиент видит свои услуги, документы и то, чего от него ждут. Юрист видит только своих клиентов, их телефонов и почты у него нет. Бухгалтеру открыты банк, договоры, счета, акты и налоги, остальное закрыто.
Клиент и юрист переписываются через бота. Номера телефонов из сообщений вырезаются, голосовые расшифровываются в текст, администратор видит всю переписку и может ответить сам. Клиента нельзя увести мимо компании, потому что юрист не знает его телефона, а история дела остаётся в системе, даже если юрист сменился.
Разделение доступа нужно и по закону. В CRM юридической компании лежат паспорта, доверенности и контакты людей, то есть персональные данные. Статья 19 закона № 152-ФЗ среди мер их защиты называет установление правил доступа к персональным данным и учёт всех действий с ними в информационной системе. В ГОРОНО такие правила заданы кабинетами: каждый видит только свою часть дела.
Вознаграждение юристу начисляется само, когда его назначают на услугу. Юрист подтверждает начисление и отмечает, что деньги получил. Любой шаг можно откатить, и каждый остаётся в журнале.
Деньги по этапам: банк, налог и прибыль
Когда дело оплачивается этапами, а клиентов много, сверка оплат вручную занимает часы. До новой системы в ГОРОНО, чтобы ответить на вопрос «сколько заработали в июне», бухгалтер тратил полдня.
Сейчас выписка из банка подгружается каждый час. Платёж находит клиента по ИНН плательщика и сам привязывается к сделке, если вариант один. Спорные поступления попадают в список «разобрать вручную», а не записываются наугад. О каждом поступлении директору приходит сообщение в Телеграм.
У каждой оплаты и каждого расхода две даты: когда планировали и когда случилось на самом деле. Прибыль и налог по упрощёнке считаются по факту движения денег. При закрытии месяца система сохраняет снимок цифр и ставит налог плановым расходом на 28-е число следующего месяца. Декларацию по УСН она заполняет из банковских поступлений, а счёт поставщика из PDF превращает в платёжку и расход.
Откуда приходят заявки
CRM работает с тем, что в неё попадает. У ГОРОНО заявки идут с сайта gorono.pro, собранного под поисковые запросы: семантическое ядро - 360 запросов, в карте сайта больше 50 страниц. На сайте есть калькулятор стоимости, раздел о пошлинах и сроках и оплата консультации с чеком по 54-ФЗ. Оплата сама находит клиента по телефону, заводит сделку и сообщает директору.
Второй вход - бот. Посетитель без договора может проверить в нём лицензию или аккредитацию любой организации по ИНН, и для многих с этого начинается знакомство с компанией.
Частые вопросы
Чем CRM для юриста отличается от обычной CRM продаж?
Обычная CRM заканчивается на подписании договора и оплате. CRM для юриста ведёт само дело: документы клиента по блокам требований ведомства, проверку юристом, сроки, оплату по этапам и проверку реестра после подачи.
Можно ли взять готовую CRM и доработать её под юристов?
Можно, если работа заканчивается договором. Если дальше идут месяцы работы с документами клиента и ведомством, нужны блоки документов, проверка юристом, сроки, кабинеты и банк - в ГОРОНО всё это собрано в одной системе с одной базой.
Как сделать, чтобы юрист не увёл клиента?
Разделить доступ. В ГОРОНО юрист видит только своих клиентов без телефонов и почты, переписка идёт через бота, номера из сообщений вырезаются, а администратор видит всю переписку.
Что делать, если клиент присылает не те документы?
Разбить услугу на блоки по требованиям ведомства и дать в каждом окне загрузки точную подсказку, например «Копия ЕГРН (не путать с ЕГРЮЛ)». Юрист не может вернуть документ без комментария, поэтому клиент знает, что исправить.
Кому принадлежит такая система?
В случае ГОРОНО код, данные и домен принадлежат самой компании.
Кому подойдёт такая CRM
Компаниям, где услуга длится неделями или месяцами, собирается из документов клиента и заканчивается решением ведомства: юридическим и бухгалтерским фирмам, лицензированию и СРО, сертификации, тендерному и миграционному сопровождению, кадастровым работам, проектированию. Подробно о системе - на странице проекта ГОРОНО, другие наши работы - в разделе направления. Если у вас похожая задача, опишите её в форме ниже, и мы разберём, какие из этих частей нужны именно вам.
