Автоматизация договоров и счетов работает, когда документы собираются из данных сделки, а не из шаблона, в который менеджер вписывает текст руками. Реквизиты клиента подтягиваются по ИНН, сумма считается из выбранных услуг, сумму прописью и падежи ставит система, и тогда договор, счёт и акт сходятся между собой без проверки глазами. Так мы сделали в системе для юридической компании ГОРОНО: договор со счётом там готовится за пару минут вместо 30-40.
Где ломаются шаблоны договоров
Большинство компаний начинают с шаблона в Word. В нём выделены жёлтым места для названия клиента, суммы и дат, менеджер открывает прошлый договор, сохраняет копию и меняет поля. Работает это до первой спешки.
Ошибки всегда одни и те же. Сумму поменяли в шапке, а в приложении со списком услуг осталась старая. Сумма прописью не совпадает с цифрами, потому что её переписали из другого договора. Фамилия директора стоит в именительном падеже там, где нужен родительный: «в лице генерального директора Иванов». Город в шапке тоже склоняют неправильно. Договор подписывает заместитель по доверенности, а в тексте остался директор и его устав. Если копию делали с договора другого клиента, внутри находится чужое название.
В ГОРОНО до нашей системы договор со счётом набирали вручную по 30-40 минут, а ошибки в реквизитах находили уже после подписания. Исправлять подписанный документ дольше, чем один раз правильно его собрать.
| Что ломается | Почему в шаблоне | Как устроено в ГОРОНО |
|---|---|---|
| Реквизиты клиента | Переписывают руками или копируют из письма | Подтягиваются по ИНН: название, ОГРН, КПП, адрес |
| Сумма в шапке и в приложении | Правят в одном месте и забывают в другом | Считается из выбранных услуг, руками не вписывается |
| Сумма прописью и падежи | Набирают вручную | Система ставит сама |
| Подписант | Остаётся директор из прошлого договора | Заместитель по доверенности подставляется вместо директора |
Автоматизация договоров и счетов начинается с карточки клиента
Документ не может быть точнее данных, из которых его собрали. Поэтому сначала мы навели порядок в карточке клиента. В ГОРОНО она заводится по ИНН: название, ОГРН, КПП, адрес, виды деятельности и действующие лицензии подтягиваются сами, вручную вписывается только руководитель. Если ИНН не нашёлся, система подсвечивает поля для ручного ввода и работу не останавливает.
Второе - словарь услуг. Сокращение, название и цвет услуги хранятся в одном месте. Если поменять название в словаре, оно поменяется в сделке, в финансах, в боте и в кабинете клиента. Договор берёт названия услуг оттуда же, так что в документе не появится старая формулировка, которую кто-то давно исправил в прайсе.
Когда эти две вещи есть, договор собирается кнопкой из данных сделки: номер и дата, реквизиты заказчика, представитель и основание полномочий, услуги с суммами, этапы оплаты, сроки.
Почему сумма должна считаться из услуг
Самое важное решение в ГОРОНО звучит скромно: сумму договора нельзя вписать руками. Она считается из услуг, которые выбраны в сделке. Из-за этого цифры в шапке договора и в приложении всегда совпадают, и счёт на ту же сделку выставляется на те же деньги.
Отсюда же сумма прописью. Её не набирают, её строит система из той же цифры. В шаблонах именно на ней чаще всего и ошибаются, вместе с падежом фамилии и городом в родительном падеже. Эти три вещи система ставит сама.
Для акта это тоже важно. Акт - первичный учётный документ, и статья 9 закона № 402-ФЗ перечисляет его обязательные реквизиты: наименование документа, дата составления, наименование того, кто его составил, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения с единицами, должности и подписи ответственных лиц с фамилиями и инициалами. Если акт собирается из той же сделки, что и договор, услуги и суммы в нём совпадают с договором, и бухгалтеру не приходится их сверять. Тот же закон разрешает составлять первичный документ в электронном виде с электронной подписью.
Счёт с QR-кодом для оплаты
Счёт в ГОРОНО выставляется на весь договор или на отдельный этап оплаты. На нём печатается QR-код: клиент наводит камеру из приложения банка, и реквизиты с назначением платежа заполняются сами. Ошибиться в номере счёта при переписывании уже нельзя, потому что никто его не переписывает.
Формат таких кодов описан в ГОСТ Р 56042-2014. В код обязательно входят наименование получателя платежа, номер его счёта из 20 цифр, наименование банка, БИК из 9 цифр и корреспондентский счёт банка. Назначение платежа и другие сведения идут в дополнительный блок. Все эти данные в системе уже есть, поэтому код собирается из тех же реквизитов, что и сам счёт.
Дальше важно, что происходит с оплатой. В ГОРОНО выписка из банка подгружается каждый час. Платёж находит клиента по ИНН плательщика и сам привязывается к сделке, если вариант один. Спорные поступления попадают в список «разобрать вручную», а не записываются наугад.
Отправка пакета клиенту одним письмом
Готовый договор уходит клиенту на согласование и скачивается в Word и PDF. После согласования договор, счета и акты отправляются клиенту одним письмом прямо из карточки сделки. Менеджеру не нужно искать файлы по папкам и вспоминать, какую версию отправлял в прошлый раз.
Для коммерческих предложений мы используем похожий подход. В ГОРОНО КП формируется из сделки и уходит клиенту по ссылке с личным кодом доступа, открыть его может только он. В другом проекте, платформе продаж и сервиса для поставщика оборудования (под NDA), менеджер загружает спецификацию в Excel, PDF или другом формате. Генератор разбирает файл, берёт реквизиты клиента из общего справочника организаций и собирает предложение по шаблону компании с расчётом. Проект ещё в разработке, следующими на то же основание подключатся электронный документооборот и автоматические УПД.
Общее у обоих проектов одно: реквизиты организаций хранятся в одном справочнике, а документы собирает шаблонизатор из этих данных. Шаблон отвечает за внешний вид, данные берутся из базы.
Проверка готового документа
Даже правильно собранный документ стоит проверять автоматически. В ГОРОНО есть пакет локальных нормативных актов для клиентов: 92 документа и 1049 мест, куда подставляются данные организации. Перед выдачей пакет проверяется на пропуски и на остатки чужих названий из шаблонов. Та же логика подходит для договоров: если в поле ничего не подставилось, документ не должен уйти клиенту.
Частые вопросы
Можно ли автоматизировать договоры, если у нас свои шаблоны в Word?
Да. Шаблон оставляют таким, как он есть у компании, а вместо выделенных полей система подставляет данные сделки и клиента. В ГОРОНО готовый договор скачивается в Word и PDF.
Как убрать ошибки в реквизитах клиента?
Заводить клиента по ИНН, чтобы название, ОГРН, КПП и адрес подтягивались сами, и не давать менять сумму руками. Тогда реквизиты и деньги в договоре, счёте и акте берутся из одной карточки и одной сделки.
Что нужно для QR-кода на счёте?
Реквизиты получателя: наименование, номер счёта, банк, БИК и корреспондентский счёт, это обязательная часть кода по ГОСТ Р 56042-2014. Клиент сканирует код приложением банка, и платёж с назначением заполняется сам.
Сколько времени экономит автоматизация документов?
В ГОРОНО договор со счётом раньше набирали вручную по 30-40 минут, теперь он готовится за пару минут. Время на исправление ошибок после подписания тоже уходит, потому что реквизиты и суммы больше не переписывают.
Можно ли связать счёт с оплатой из банка?
Можно. В ГОРОНО выписка подгружается каждый час, платёж находит клиента по ИНН плательщика и привязывается к сделке, а спорные поступления система откладывает в отдельный список для ручного разбора.
Кому это подойдёт
Сборка документов из сделки окупается там, где договоров много и они похожи, но каждый раз отличаются услугами, этапами и подписантом: юридические и бухгалтерские фирмы, компании по лицензированию, поставщики оборудования, сервисные компании. Если договоров пара в месяц, хватит аккуратного шаблона.
Если у вас договоры, счета и акты живут в разных файлах и цифры приходится сверять руками, опишите, как сейчас устроен процесс, в форме ниже. Другие наши работы - в разделе направления.
